برامج تتبع الإيصالات التي يجب مراعاتها في أعمالك

جدول المحتويات

يحتاج أصحاب الأعمال الصغيرة إلى التعامل مع الإيصالات وتقارير النفقات بسرعة وكفاءة. لا تؤثر هذه الأمور على ميزانيتك العمومية فحسب، بل تؤثر أيضًا على مسؤولياتك الأخرى مثل الضرائب السنوية. تتيح لك تطبيقات الإيصالات تصوير وإنشاء نسخة رقمية من إيصالاتك. ومن هناك، يمكنك تقديم إيصالاتك مباشرة داخل التطبيق. سيمنعك تطبيق الإيصالات الصحيح من فقدان إيصالاتك وسيوفر عليك الاضطرار إلى البحث في كومة من الإيصالات في موسم الضرائب.

سيوفر لك تطبيق الإيصالات من البحث في كومة من الإيصالات عند إجراء إيصالاتك الضرائب.

ما هي تطبيقات تتبع الإيصالات التي يفضلها أصحاب الأعمال الصغيرة؟

هناك العديد من الخيارات لتطبيقات تتبع الإيصالات، بدءًا من التطبيقات المجانية ذات الميزات المحدودة إلى التطبيقات المتقدمة التي تتطلب اشتراك شهري. لمساعدتك في تحديد أفضل حل لشركتك، قمنا بفحص ما الذي يجعل تطبيقًا جيدًا لتتبع الإيصالات وسألنا أصحاب الأعمال عن التطبيقات التي يفضلونها. [اقرأ المقالة ذات الصلة: تعرف على أنواع المحاسبة المختلفة]

إليك أهم ثلاثة حلول أخبرنا عنها أصحاب الأعمال الصغيرة، بالإضافة إلى عدد قليل من الحلول الأخرى التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار.

1 . يعد Expensify أحد الحلول الشاملة الشائعة.

السعر: يبدأ من 4.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا

في محادثاتنا مع أصحاب الأعمال الصغيرة، كان الاسم الذي ظهر بشكل متكرر هو Expensify.

قالت تاونيا شولتز، مدربة الحرية المالية في The Money Life Coach: "يقوم تطبيق Expensify بعمل رائع في تنظيم الإيصالات مسبقًا، ولكن يمكنك تنظيمها حسب رغبتك في التطبيق أيضًا". "إنها تتولى الكثير من العمل الثقيل بالنسبة لي، كما أنها بسيطة للغاية وسريعة الاستخدام، لذلك لا أقضي أيامًا في إعداد تقارير النفقات أو الضرائب."

تبدأ الخدمة بسعر 4.99 دولارًا أمريكيًا شهريًا مقابل الأفراد و5 دولارات لكل مستخدم شهريًا لخطط الأعمال. تتمتع خطط الأعمال بميزات عالية الأداء مثل إعداد تقارير النفقات التلقائية ومراقبة بطاقات الائتمان الخاصة بالشركة. اعتبر معظم المحترفين الذين شملهم الاستطلاع أن هذا استثمار جدير بالاهتمام نظرًا لمدى أتمتته.

"لقد أصبح الإدخال اليدوي شيئًا من الماضي بالنسبة لمستخدمي Expensify بسبب تقنية SmartScan الخاصة بالبرنامج والتي تقوم بالمسح الضوئي والإدخال والمسح تلقائيًا قال يانيف مسجدي، كبير مسؤولي التسويق في Nextiva: "يتتبع نفقات الأعمال". "ومع ذلك، فإن عرض البيع الفريد الخاص به هو أنه يمكنه أتمتة أي تتبع محتمل للنفقات طالما كان ذلك ضمن الإمكانات الحالية للبرنامج، بما في ذلك الاستخدام المقدر لعدد الأميال لسيارتك باستخدام عجائب نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)."

2. يعد Rydoo خيارًا غير مكلف يعتمد على السحابة.

السعر: يبدأ بسعر 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا

قال بريان باتريك، الخبير المنزلي والرئيس التنفيذي لشركة Pest Strategies، إنه يعتمد على Rydoo في عمله احتياجات تتبع نفقات الشركة.

"Rydoo هي أفضل أداة لتتبع الإيصالات لأنها قائمة على السحابة، وغير مكلفة، وغنية بالميزات، ولديها إمكانات المسح الضوئي للتعرف الضوئي على الحروف، وتسمح للمؤسسات بتقييد الوصول وفقًا لمتطلبات الموظفين قال "الأدوار والمسؤوليات".

تتم محاسبة الخطط سنويًا وتبدأ بسعر 7 دولارات لكل مستخدم شهريًا لخطة الفريق، والتي تغطي ما يصل إلى 50 مستخدمًا نشطًا. تبلغ التكلفة 9 دولارات لكل مستخدم شهريًا لخطة النمو، والتي تغطي أكثر من 50 مستخدمًا نشطًا. تتضمن كلا الخطتين مسح التعرف الضوئي على الحروف (OCR)، وإعداد تقارير عن نفقات الأميال وتدفق الموافقة. تتضمن خطة النمو الأخير ميزات مثل قواعد سياسة النفقات الموسعة والبدلات اليومية. [اقرأ المقال ذو الصلة: تعريف المحاسبة للأعمال]

3. يعمل AutoEntry على تبسيط عملية فحص الإيصالات وتنظيمها.

السعر: يبدأ بسعر 12 دولارًا أمريكيًا شهريًا

قال جلين وايلد، الرئيس التنفيذي ومؤسس شركة Diet to Success، إن AutoEntry يلبي أكثر من مجرد تتبع إيصالات شركته الاحتياجات.

"أستخدم حاليًا الإدخال التلقائي لإدارة وتنظيم جميع إيصالاتي". "إنه يتزامن بشكل جيد مع برامج المحاسبة الأكثر شعبية. يمكنني مسح الإيصالات والفواتير ضوئيًا والحصول على نسخة رقمية في هاتفي في ثوانٍ. بمجرد [يتم] تحميلها، يقوم النظام تلقائيًا باستخراج الأرقام وإدخالها في النظام. لا يوجد إدخال يدوي مطلوب. وهذه ميزة إضافية كبيرة لأنه حتى أصغر خطأ بشري يمكن أن يؤثر تمامًا على الدقة ويتحول إلى أخطاء فادحة. إنها فائدة كبيرة لشخص مثلي لا يجيد التعامل مع الأرقام."

يستخدم AutoEntry نموذج تسعير قائم على الائتمان والذي تتم محاسبته على أنه اشتراك شهري. وهذا يعني أنك تدفع مقابل الأرصدة لاستخدامها في الفواتير (رصيد واحد)، والفواتير التي تحتوي على بنود مستخرجة (رصيدان)، وكشوفات الحساب المصرفية (ثلاثة أرصدة لكل صفحة) وما إلى ذلك. يتم ترحيل الاعتمادات غير المستخدمة إلى الشهر التالي.

تتراوح الخطط من المستوى البرونزي، والذي يتكلف 12 دولارًا أمريكيًا شهريًا مقابل 50 رصيدًا، إلى المستوى البلاتيني، والذي يكلف 98 دولارًا أمريكيًا شهريًا ويتضمن 500 رصيدًا.

4. يضيف Shoeboxed تحليلات البيانات إلى المجموعة.

السعر: يبدأ من 18 دولارًا شهريًا

يتبع Shoeboxed منهجًا شاملاً لتحميل بيانات الإيصال وتنظيمها واستخدامها. يمكنك إرسال إيصالات ورقية عبر البريد، أو يمكنك استخدام تطبيق الهاتف لتحميلها رقميًا. وفي كلتا الحالتين، سيضعها Shoeboxed في برنامج متقدم يقوم بإجراء تحليلات احترافية على معلومات إيصالاتك.

بالإضافة إلى ذلك، يمكنك استخدام أدوات Shoeboxed لفهرسة إيصالاتك وتنظيمها بطريقة منطقية بالنسبة لك. يمكنك الالتزام بالتوصيات الافتراضية، أو يمكنك تخصيص التجربة.

يتم تشغيل Shoeboxed على نموذج الاشتراك. يبدأ المستوى الأدنى بـ 18 دولارًا شهريًا. يمكنك إضافة الخدمات والسعة من خلال مستويين آخرين، حيث تصل التكلفة إلى 54 دولارًا شهريًا.

هذا يضع Shoeمحاصر في نطاق سعر تنافسي. إنها ليست أرخص خدمة متاحة، ولكنها لا تزال في متناول معظم الشركات.

[اقرأ المقالة ذات الصلة: قائمة أفضل تطبيقات محاسبة Android]

5. تضع الإيصالات الذكية تتبع الإيصالات في راحة يدك.

السعر: مجاني

تأتي معظم حزم برامج الإيصالات مع تطبيق للهواتف الذكية. ومع ذلك، تعمل الإيصالات الذكية على تحويل هاتفك إلى ماسح ضوئي محمول. من خلال القدرة على إنشاء تقارير CSV، بالإضافة إلى ملفات PDF وتقارير ZIP، يمكنك تنظيم بيانات الإيصالات الخاصة بك بالطريقة التي تناسبك. يمكنك بعد ذلك تحميل بياناتك إلى تطبيقات تتبع النفقات والتقارير المحاسبية وما إلى ذلك - كل ذلك من هاتفك.

التطبيق متاح مجانًا على متجر Google Play ومتجر Apple App Store. توجد بعض الميزات خلف نظام حظر الاشتراك غير المدفوع، ولكن مع أخذ كل الأمور في الاعتبار، فإن التطبيق المجاني الذي يتيح لك رقمنة الإيصالات وتتبعها يتمتع بالكثير من الإمكانات.

6. يعمل تطبيق Wave Receipts على تبسيط تتبع النفقات.

السعر: مجاني

يركز تطبيق Wave Receipts، وهو تطبيق مجاني آخر للهاتف المحمول، على نطاق أضيق من الوظائف مقارنة بأدوات تنظيم الإيصالات الأخرى. باستخدام Wave Receipts، يمكنك مسح الإيصالات ضوئيًا في أي مكان باستخدام هاتفك. باستخدام تطبيق الهاتف المحمول، يمكنك تنظيم البيانات على النحو الذي تراه مناسبًا، وتسهل الأدوات المدمجة تتبع النفقات.

لكن ما لن تجده هو التحليلات المتقدمة. تقدم Wave Receipts خدماتها للشركات الناشئة والشركات الصغيرة؛ ويهدف التطبيق إلى تبسيط عملية تتبع النفقات لتسهيل الوصول إليها، وليس بالضرورة توفير بيانات مالية دقيقة للشركات. يمكنك إقران التطبيق المجاني بتطبيقات Wave الأخرى، مثل Wave Invoicing، لإنشاء مجموعة برامج كاملة. اقرأ مراجعتنا لبرنامج Wave Financial للتعرف على برنامج المحاسبة المجاني الخاص به.

هناك العديد من حلول تطبيقات تتبع الإيصالات. التطبيقات الثلاثة الأكثر شيوعًا بين أصحاب الأعمال الصغيرة الذين تحدثنا إليهم هي Expensify وRydoo وAutoEntry.

ملاحظة المحرر: هل تبحث عن حل برامج المحاسبة المناسب لشركتك؟ املأ الاستبيان أدناه ليتصل بك شركاؤنا البائعون بشأن احتياجاتك.

لماذا يجب عليك استخدام تطبيق تتبع الإيصالات؟

على مدار عام، ستتأثر أعمالك الصغيرة سوف يقوم بالعديد من عمليات الشراء، مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف واللوازم المكتبية وسفر العمل. وتوثيق هذه المعاملات مهم لعدة أسباب مالية وضريبية، من بين أمور أخرى. [محتوى ذو صلة: اختيار أفضل تطبيق فاتورة لنشاطك التجاري]

التنظيم الدقيق لإيصالاتك يجعل حياتك كمالك عمل أكثر بساطة. فيما يلي بعض أهم الأشياء التي يمكنك القيام بها باستخدام تطبيق تتبع الإيصالات:

"إن الغرض الأساسي من برنامج تتبع الإيصالات هو تبسيط الميزانية وتخفيف عبء المسؤولية المالية"، كما قال مسجدي. "يعد التصميم البديهي والمباشر أمرًا حيويًا لتسهيل الأمور على كل محترف يتعامل مع الأموال."

يقوم تطبيق تتبع الإيصالات بأتمتة بعض الجوانب الأكثر مملة لتنظيم المستندات، مثل حساب النفقات وتصنيفها. يمكن أن يساعدك أيضًا في تعويض الموظفين عن النفقات المؤهلة التي يتكبدونها أثناء العمل.

ما هي الميزات التي يجب أن تبحث عنها في تطبيقات تتبع الاستلام؟

عند اختيار تطبيق تتبع الاستلام بالنسبة لشركتك، لديك أشياء متعددة يجب وضعها في الاعتبار. كما هو الحال مع معظم التطبيقات، تعتبر الميزات ذات أهمية قصوى.

ومع ذلك، قد يختلف ما تقدره في أحد التطبيقات عن احتياجات أصحاب الأنشطة التجارية الآخرين. بالنسبة إلى جيان مور، مالك ومحرر MellowPine، تعد الميزات التي تعمل على أتمتة عملية تتبع الإيصالات أمرًا أساسيًا.

"يجب أن يكون برنامج تتبع الإيصالات قادرًا على تنظيم الملفات وتسميتها وترتيبها بسرعة وكفاءة." قالت. "بعد قيامك بمسح آلاف الإيصالات ضوئيًا، غالبًا ما تشعر بالحيرة بشأن ما إذا كنت قد قمت بمسحها ضوئيًا أم لا."

إليك بعض الأشياء التي تقدمها العديد من حلول تتبع الإيصالات:

عندما تقوم بذلك: عند مقارنة تطبيقات تتبع الإيصالات، تشمل الميزات التي يجب البحث عنها تطبيق جوال للموظفين والتعرف الضوئي على الحروف وتنظيم البيانات بسهولة ودعم الحسابات المتعددة.

أفضل بدائل تطبيقات الإيصالات

وأخيرًا، ما هو إذا كنت تبحث عن طريقة لتحويل إيصالاتك الورقية إلى صيغة رقمية ولكنك لا ترغب في تنزيل تطبيق لتتبع الإيصالات واستخدامه؟ إذا كنت أنت، ففكر في هذه البدائل.

كاميرا الهاتف

أحد البدائل التي يمكنك وضعها في الاعتبار هو التقاط صور لإيصالاتك على هاتفك المحمول. ثم بدلاً من تحميلها إلى أحد التطبيقات، يمكنك تخزينها في نظام حفظ الملفات الرقمي مثل Dropbox. ومع ذلك، فإن الجانب السلبي لذلك هو أنه سيجعل من الصعب عليك تتبع الغرض من هذه المشتريات.

Google Drive

يمكنك أيضًا إنشاء مجلد Google Drive لإيصالاتك. للبدء، ستحتاج إلى تنزيل تطبيق Google Drive على هاتفك الذكي. ومن هناك، يمكنك إنشاء مجلد جديد باسم "الإيصالات".

من هناك، ستحدد "مسحًا ضوئيًا"، وتلتقط صورة للإيصال، وتحميله إلى مجلد Google Drive الخاص بك. بالنسبة لبعض أصحاب الأعمال، قد يكون هذا بديلاً أبسط لتطبيق الإيصالات.

إيصالات غير ورقية

الخيار الأخير هو التبديل إلى إيصالات غير ورقية حيثما أمكن ذلك. على سبيل المثال، يمكنك تقليل إيصالات العملاء إلى حد كبير باستخدام قارئ بطاقة الائتمان الذي يعمل مع هاتفك الذكي أو جهازك اللوحي. ومن هناك، يمكنك إرسال إيصالات نصية أو بالبريد الإلكتروني إلى العملاء.